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有了他,前台小姐姐终于露出了微笑

2019-08-29 10:14 来源:三联生活周刊

三天到三小时

刘晓霏查了一下钉钉里的记录,去年6月,她第一次向公司里400多位同事发出了他们每个人的电子版工资条。在按下发送的指令前,她用了大概三个小时的时间来准备。

不做人事工作,你很难理解三个小时的意义是什么。刘晓霏现在是杭州英涉时装有限公司的人事负责人,每个月3号,她都需要统计好公司所有同事上个月出勤、提成、加班以及缺勤等数据,并将这些数据转化为一个最终的当月工资。

去年6月之前,刘晓霏要用三天时间来核算同事们的这些数据。“最早的时候我们的考勤非常原始,是通过纸质考勤,那些模板都是我做的,我印象很深”,刘晓霏还记得很清楚,“每个同事都必须要把考勤的纸质单交到我这边来,还要相关的人来签字,一遇到有人不在签不了字就非常麻烦。”

 

那时员工的体验很不好,第一是要一路找人签字上交;第二个就是把考勤机里的数据调出来后,还要结合后台的请假单手工去做考勤报表,最后才能给到算薪的同学去用。这个流程大概要花三天。“所以有很多公司可能都会有‘考勤专员’这样一个职位,我就特别能理解。”

“还有工资条这块,像我是比较马虎的一个人,工资的话我其实算得不是很仔细的,每月查一下银行到账,差不多就行了”,一位英涉时装的普通员工说。

其实英涉时装以前也发过工资条。刘晓霏回忆说,因为门店遍布全国二十几座城市,他们不方便发纸质版工资条,就把每个月的工资条集中发到每家门店的邮箱里,结果这样做的结果就是工资保密制度执行不下去,门店同事都能看到其他人的工资,只好停发。

办公室的同事虽然还是有收到工资条,但整个操作的过程繁琐异常,从Excel表格排版、打印工资表、手工裁剪、人工装订、发送员工……据说一个1000人的公司一次算薪需要核算超过100万次,而这种体验很少会被注意到。

这也是钉钉负责智能人事的副总裁陶钧的感受——对一个不太大的公司来说,行政和人事是两个最不受重视的岗位,他们自己都不觉得他们可以获得一个更好的工作体验。

最开始的办法是把考勤搬上线。2017年的时候,钉钉发布了自己第一款智能考勤机,刘晓霏也就是在那一年用上了钉钉的考勤系统。从那会儿开始,他们所有员工的手机上都装了钉钉,公司的办公软件也从微信转移到了钉钉上。因为这种互联网提供的智能化新功能,她只需在每个月3号中午12点关闭考勤系统,再用三个小时左右的时间就能完成一个月的薪酬统计。

最近,钉钉又发布了智能薪酬和智能工资条的功能。包含薪酬计算、个税计算、数据同步算薪、人力成本管理、人事报表、电子工资条六大板块,几乎实现了真正意义上的“一键算薪”。智能工资条更受普通员工的欢迎,因为上面的内容特别详实,“会告诉你扣钱的原因是什么,”每个月发完工资后找刘晓霏咨询的同事数量已经从之前的二三十人减少到了几个人。

 

给头像打马赛克

刘晓霏现在数了数,作为英涉时装的“大管家”,钉钉已经接管了她们公司行政办公系统的运作。从最开始与新员工签合同,到平日里的考勤,再到发工资,一切都可以在钉钉上完成。

去年年底,钉钉CEO无招自己也说过类似的话,他说“钉钉是数字经济时代的企业操作系统,在数字经济规模高速增长的今天,企业可以在钉钉上完成人、财、物、事所有运营环节”。

其实,最初的钉钉其实只有4个功能,那时的它就被当作是一个专为工作场景设计的即时通讯工具。康帕斯公司总经理史楠现在还记得无招在2014年找他的场景,那时无招问他有没有什么公司管理上面的困难,史楠说他们员工用微信、邮件、QQ等多个工具办公,缺乏一个用于办公沟通和协作的统一入口,而且员工的沟通效率和执行力都比较低。

而这也成了钉钉的雏形:只有企业通讯录(全公司共享的组织联系人)、DING功能(当时只有电话DING)、沟通、功能设置4个菜单项。

一路走过来,就是从一个个具体的场景出发,钉钉也像它所服务的很多公司一起在不断成长,沟通和协同这个最初的模块也增加了很多新功能。

最近他们设计了新的“聊天记录转长图”功能。团队的成员告诉我,他们发现转截图之后打马赛克是一个高频需求,用户经常需要给这个聊天的群名称、用户头像、昵称打马,让看的人不知道这是哪里截的图。但是传统的马赛克,有时候会被熟人看破,比如某个人的头像是黄色的,打了马赛克还是可以看出是黄色的。

他们为此专门设计了128个不同颜色的马赛克头像,这样看的人就无法通过马赛克背后的颜色推断是谁;并且设计打马赛克的名字的时候,都设计为等长的,避免用户因为长短判断出某句话是谁讲的。他们甚至还为这些设计申请了专利。

为了让用户在多任务浮窗间切换起来更快捷,他们设计了只需要摇一摇就可以快速在写日志和聊天之间快速切换。但功能在实现起来有很大的难度,比如手机突然掉地上算不算摇一摇?晃一下手机算不算摇一摇?最终在产品经理的iPad被摔坏之后,他们终于搞定了,必须摇一摇才能触发,如果是晃一晃或被扔起来都无法触发。

无招说,在工作中,人与人之间的沟通就是协同地方最短路径,但过去长期的现状却是,沟通与协同长期缺少融合。为此,他们还专门设计了“群插件”的功能,将智能汇报、群投票、群公告等协同插件都融合到群聊中。

“一个实现智能协同的组织,就如同鱼群和鸟群,是一个自适应自驱动的组织,组织中各种子系统相互连接、协同,各种力量都会自然地聚合和离散,实现远超个体能力的综合效能。”无招如此说。

 

从APP变成小助手

无招说,他们这帮人,从中小企业来,到中小企业去,一直从用户的真实场景中的应用出发考虑问题。

2017年3月,硬件设计师致远被招进了钉钉团队。来了之后他才发现自己是钉钉第一个硬件相关的设计师,然后整个团队当时都只有一个产品经理。互联网公司做硬件也不那么被外界看好。但他被找来的原因很简单,“因为只有软件,可能没有办法解决我们服务的一些场景。”

致远说,钉钉现在服务1000万家的企业组织,用户数突破2亿。而整个中国有4300万个大大小小的企业,其中95%以上都是中小企业。“这么多企业,他们的工作场景是非常多的,如果钉钉还只是一个软件的话,很多场景是没有办法服务的,比如你走到一些会议室里面,它会议室里开会用的硬件本身可能没有办法跟钉钉这种软件做一个很深度的融合。所以我认为对于钉钉来讲,软硬件结合是一个非常好的解决路径。”

康帕斯公司的前台小姑娘阿沁半年前才加入这家公司,之前她做的是幼师的工作。自从到了前台之后,就有一个圆形的小机器被摆在了她面前的柜台上,每天陪她一起接待各式各样的访客。

刚来是时候,她也没想过接待访客的工作这么轻松。不需要她打电话叫同事下楼接访客,那个圆形的机器是一台钉钉的智能无人前台机器。如果有客人来访,她就会操作智能无人前台连接到同事手机的钉钉上。视频接通后,双方确认身份,访客就能自己进入公司。

这个很厉害的设备摆在前台,阿沁经常能看到访客拿着手机拍小视频,有的人还会咨询她该怎么使用。与手机里的APP相比,看得见摸得着的硬件产品更能给她带来陪伴的感觉,有时候没人在的时候,她也会逗逗这个自己的“小助手”,“我就跟它说我找阿沁,然后它会回我说,你在逗我玩,你怎么找你自己呢?”

 

相处的时间久了,“小助手”也认识了公司里的同事。“如果是我们自己的小伙伴,它可以识别出来,它可能就会说‘早上好,某某某’;下班的时候就是‘辛苦了一天’。”阿沁说。

除了接待访客,她也会用这个智能无人前台做一些行政上的工作,比如报销之类的。因为公司是钉钉的深度合作伙伴,来了好几个月的她都想不起来上一次在公司用纸质文件办事是什么时候了。

这个消息可能会让无招很开心。最初在杭州的小区里构想未来产品的图景时,无招就想过,像审批这样的日常工作流程,当时阿里巴巴都是在手机上处理的,而传统企业都还是通过纸质化办公,“如果能让全中国的企业都能实现手机上办公,这件事就挺牛的了。”

4年多后,钉钉已经把一个企业中绝大部分的流程搬上了互联网。甚至不止是企业,数据显示,钉钉未来校园目前已服务500家区县教育部门,800所高等教育院校,4万所中小学校园以及14万所教育培训机构。

在刚刚举行的未来组织大会上,无招宣布在公布钉钉的一系列数据后骄傲地说:“全球最大规模的数字化转型正在中国上演。”

东方希望集团首席信息官黄兴胜也出席了这个大会。经历了几年的数字化转型后,他透露这家规模超过两万人的企业已经实现了80%以上业务线上化。“借助钉钉平台,我们实现了组织扁平化,没有副职管理岗,从原来7级管理简化为不超过4级管理体系”,黄兴胜说,“在东方希望不懂、不会数字化,未来连饭都吃不上。”

但至少阿沁不担心自己吃不上饭。今年3月到康帕斯后她才第一次接触到钉钉智能无人前台这样的产品,但她很快就学会了怎么使用,“操作起来还是挺方便挺简单的,自学就可以了。”

这其实也印证了陶钧的那句话——所有在使用钉钉的人都是我们的客户,所以我们关心每个员工的体验。而这正是钉钉能成为钉钉的原因。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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